Rapido – Zeiterfassung per WhatsApp · Stand: August 2026 · Anbieter: Erik Bremer, [email protected]
Rapido stellt Kundenunternehmen (Arbeitgebern) eine Software-as-a-Service-Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung über WhatsApp bereit. Die Nutzung durch Mitarbeiter erfolgt ausschließlich im Auftrag und mit Wissen des jeweiligen Arbeitgebers.
Zum Leistungsumfang gehören die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten per WhatsApp, eine Übersichtsseite für den Inhaber, CSV-Exporte zur Lohnvorbereitung sowie – soweit freigeschaltet – ein KI-Assistent für Fachfragen und Kalkulationen. Der KI-Assistent ist eine Zusatzfunktion und kann auf Wunsch abgeschaltet werden. Rapido ist keine Lohnabrechnungssoftware.
Die Nutzung ist ausschließlich für Unternehmen bestimmt (B2B). Mitarbeiter nutzen den Dienst auf Weisung ihres Arbeitgebers. Eine private Nutzung ist nicht vorgesehen.
Für die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter ist das Kundenunternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, Rapido ist Auftragsverarbeiter. Es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, dem das Kundenunternehmen bei der Registrierung zustimmt. Er ist Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen.
Die Nutzung ist 14 Tage kostenlos. Danach kostet Rapido 39 € pro Betrieb und Monat, unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter.
Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Umsatzsteuer wird nicht berechnet und nicht ausgewiesen; die genannten 39 € sind der zu zahlende Endbetrag.
Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Betrag wird zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen; die Rechnung stellt Stripe an die im Bezahlvorgang angegebene E-Mail-Adresse zu und hält sie im Kundenportal bereit. Kommt eine Zahlung nicht zustande, wird der Zugang zu Auswertungen, Berichten und Export nach Ablauf einer Kulanzfrist von sieben Tagen gesperrt; die erfassten Daten bleiben dabei erhalten.
Preisänderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt. Das Kundenunternehmen kann bis zum Wirksamwerden zum Monatsende kündigen.
Rapido strebt eine Verfügbarkeit von 99 % an, übernimmt jedoch keine Garantie für ununterbrochenen Betrieb. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt.
Die Auswertungen dienen als Hilfe zur Lohnvorbereitung. Die rechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der erfassten Zeiten, für die Lohnabrechnung und für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes liegt beim Kundenunternehmen bzw. dessen Steuerberater. Rapido prüft die eingegebenen Zeiten nicht auf inhaltliche Richtigkeit.
Rapido haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Rapido nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens auf die im betroffenen Vertragsjahr gezahlte Vergütung. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
Der KI-Assistent liefert unverbindliche Einschätzungen. Fachliche Auskünfte zu Technik, Normen, Recht oder Steuern sind keine Beratung; verantwortlich für die Prüfung und normgerechte Ausführung bleibt ausschließlich der ausführende Betrieb bzw. die zuständige Fachkraft.
Das Vertragsverhältnis läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Die Kündigung ist in Textform möglich, auch per WhatsApp an die Rapido-Nummer.
Vor Ende des Vertrags kann das Kundenunternehmen seine Daten jederzeit selbst als CSV aus dem Dashboard exportieren. Nach Vertragsende werden die Daten für die weitere Nutzung gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB: sechs Jahre ab Ende des Geschäftsjahres der letzten Buchung) automatisiert und unwiderruflich gelöscht.
Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.